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高效服务,严谨务实——华科大校园建设项目管理部访谈

发布日期:2017-08-23 信息来源:武汉华胜工程建设科技有限公司 浏览次数:2164次 〖返回列表

高效服务,严谨务实
——华科大校园建设项目管理部访谈

华科大校园建设项目管理部,一个并不太起眼的项目管理部,它的主要职责是服务于华中科技大学校内修缮工程项目管理相关工作。华中科技大学作为全国首批“211”、“985”院校,为改善和提升教学科研条件每年均有上亿元的国拨资金(并逐年上升),用于指定用途的重点实验室改善、教学及生活设施、体育设施、校园环境等的维修、改造、升级及配套完善。为了较好的完成施工项目的各项目标,实现工程项目的精细化管理,业主通过招投标委托我司协助其对校园维修、改扩建工程进行管理,华科大校园建设项目管理部应运而生。
    2016年华科大项目管理部完成维修及改扩建项目投资总额1.406亿元,共计16个项目39个施工委托,完成项目管理合同额约162.23万元。在项目投资额较大、项目较多、实施周期较短等诸多不利因素下,华科大项目管理部安全、平稳的完成了各项既定目标,得到了业主的一致肯定。那么他们是如何开展项目管理工作的呢?
    经过采访,我了解到,华科大项目部管理部在项目管理的工作上具有许多特点,针对这些特点,项目部制定了一些有针对性的管理措施和办法。
    第一,大大小小的工程项目较多,参与的管理者也比较多,管理难度大;
    管理措施:采用制度化管理模式
    结合华中科技大学工程项目的特点,对设计、招标、施工等每一步实施过程依据合同及法律法规,协助业主制定详细的管理制度、管理细则及实施流程。如:《基建工程招标管理暂行办法》、《建设工程安全文明施工管理办法》、《华中科技大学基建工程质量管理实施细则》《华中科技大学基建工程设计变更、签证管理细则》《华中科技大学基建工程实施流程》等,并严格执行。让工程建设过程中每个环节的工作程序清晰明了,指导所有参建单位、参建人员的各项工作,精准的对所有参建单位、参建人员的工作成果标准予以明确。
    第二,各工程项目主要施工时间段集中在暑期,进度要求较高;
    管理措施①:矩阵管理模式
    华科大项目管理部现有成员四名,负责人刘明,该项目部由我公司副总经理、项管事业部部经理王炜直接参与管理。根据该项目部的特点,采用矩阵管理模式,即每个成员管理若干个工程项目的全程跟进,同时根据各个成员专业素质、擅长领域的不同,每人主要负责整体项目的某项管理任务,如:刘明负责计划管理及招标采购管理、宋鑫主要负责造价及现场管理、苏立岩主要负责设计管理、吴为进主要负责信息及合同管理等;矩阵图上交叉的点由两人协作完成,这样有分工也有协作,有利于各管理者集中精力开展工作。
    管理措施②:分析影响进度的因素,制定管理目标,对各影响因素进行管控
    1)制定目标。国拨资金申报为上一年申报下一年的维、改、扩项目及资金需求,该申报相当于一个立项过程,不能流于形式,需详细的做好项目的可行性研究分析,维修的具体需求,预判需采用的施工工艺方法,合理分析项目实施的周期及准确得做出项目概算,为下一年的项目实施制定出各项目标要求。
    2)计划管理。根据已定目标结合实际情况按设计周期、清单控制价制定周期、招标周期、施工周期,四个阶段进行总控计划安排,在实施的各个阶段要求相应的设计单位、造价咨询单位、招标代理单位、施工单位,在满足总控计划的要求下,对计划进行分解并拿出有效的保证措施,项目管理人员对分解计划进行全过程PDCA管理。
    3)设计限期管理。设计单位的设计周期在总控计划的要求下,应对设计节点计划进行分解并拿出有效的保证措施,确保在要求的周期应完成交付设计成果,且设计单位的设计成果要能便于实施,设备材料尽量能短期采购回来,确保设计成果不影响项目管理部制定的总控计划的施工周期计划。
    4)招采进度协调。要求造价咨询单位和招标代理单位在总控计划规定时间节点内提供清单及控制价,过程中加强与造价咨询单位和招标代理单位的沟通协调,并及时解答造价疑问,配合好招标所需的资料支持工作,熟悉掌握国家法规规定的招标形式,根据造价及总控目标合理采用招标形式。
    5)施工进度管理。根据总控计划在施工合同内确定总工期并签订各里程碑节点时间,在合同内明确对应的不按时完成的处罚措施,严审施工总计划及阶段性节点计划,要求具体到每到工序每个班组,施工前期每日巡视进度计划落实及施工工人到位情况,施工后期进行日清巡视纠偏,不能按期完成里程碑的严格按合同处罚。
    第三,因项目较多,程序繁琐,每个环节都可能对投资造成影响,而实施时间较短,因此投资管理难度较大;
    管理措施:对工程立项、设计、招标采购、施工过程等各个环节的投资进行精细化管理,确保投资目标的实现。
    1、精准立项。立项过程明确维修的具体需求,预判需采用的施工工艺方法,聘请专业的造价咨询机构准确的做出项目概算,防止费用申请不足或过剩的情况发生。
    2、限额设计。做好对设计单位的交底工作,督促并协助其做好对工程现场的测勘工作,保证设计人员对项目原状及改造需求的熟悉掌握。设计单位的设计成果总投资必须在制定的资金控制范围内,合理的采用设计材料、工法工艺,进行严格的图纸审查工作,尽量减少设计文件的缺、漏、错项给后期施工带来的变更签证而产生的费用变更。
    3、招采清单的审核。清单控制价制作之前组织设计单位对造价咨询单位进行设计文件交底,组织造价咨询单位对项目现场的测勘工作,保证造价人员对项目原状及设计文件的熟悉掌握,在清单及控制价初步完成后,依据设计图纸对清单内的分部分项工程项进行严格审核,避免掉项。且由校审计部门另外聘请事前审计事务所与造价咨询单位背靠背的计算清单及控制价,采取差异法降低掉项与掉量错量风险,保证工程量与清单的质量,并在与造价咨询单签订的合同内明确由于招标清单的过失而造成的费用影响进行严格的处罚。
    4、施工过程中的费用控制。对各方提出的设计变更及签证严格执行事前申请审批制度做好变更签证申报的技术、经济合理性预分析,严格控制该部分费用的发生,检查、监督施工单位执行合同的情况,使其全面履约,定期、不定期地进行工程成本分析,并提出控制工程费用突破的方案和措施。
    第四,在施工阶段,较多工程几乎同步实施,工程质量、安全管理难度大。
    管理措施:①质量管理
    1)需求管理。收集好校领导、信息处、保卫科、消防科、物业公司、各院系等对项目的功能需求,并全过程跟踪管理确保各功能需求的实现。
    2)设计质量管理。设计质量管理在整个质量管理过程中尤为重要,为避免因工程原状不清晰、设计深度不够、节点详图套用图集,而图集与现场不符等设计原因造成的设计指令不明确、无法指导施工或不便于施工的问题,要求设计单位必须对项目原状进行测勘并绘制原状图(有原建设施工图的不必绘制原状图),对所有节点的设计不能仅仅在设计说明内套用图集,必须结合原状情况出具含拆除新建内容的节点详图,对所采用的材料必须在设计文件内标明相应的物理、化学性能参数,并对需检测的材料提出明确的检测数据要求。
    3)招采质量管理。认真制定招标文件,提炼出设计文件中主要工艺的设计参数、工艺数据,要求在招标文件进行明确;对所有材料的规格、型号、品牌档次、物理化学性能、检测要求,在招标文件内进行明确。
    4)施工质量管理。严把材料进场关,施工单位进场后对所有材料必须在满足招标文件内的规格、型号、品牌档次、物理化学性能的条件下进行采购计划申报及品牌确认,在经过确认后才可进行采购;材料进场后经监理检验或送检测机构检测合格后才可使用,对隐蔽验收、检验批验收督促施工单位履行好自检程序,监理履行好验收程序,项目管理单位全程监督,并由劳务派遣的质量巡视员全天候进行巡视,基建项目负责人全面负责,如出现质量缺陷,根据合同及相关管理办法对施工单位、监理单位进行处罚。
    ②安全管理
    1)人员安全教育
    督促施工单位做好人员安全生产教育和培训。要求对新工人进行三级安全教育,学习相关安全生产方针、政策、法规、标准、安全知识等内容;相关安全教育培训应留有记录,作业人员需培训合格后方可上岗;落实岗前安全交底,告知危险所在,提醒施工人员提高警惕;督促监理、施工单位定期对施工人员进行安全教育培训;项目管理部对以上情况进行检查、核实,必要时可进行抽查。
    2)安全活动及宣传
督促施工单位做好安全宣传活动。通过会议宣传、标语宣传、日常言行宣传、政策法规宣传等方式,让建设单位、监理单位、施工单位及建设工程相关单位重视安全生产。
    3)现场安全检查
    项目管理部根据工程特点,辨识所管工程较大的危险源,并定期进行检查,不定期进行抽查,同时督促监理、施工单位做好各项安全检查及书面记录。
    除此之外,项目部对遇到不同的问题,采用不同的方式处理,也取得了不错的成效。在设计阶段,因维修改造工程较多的工程量在图纸上无法体现(如:拆除工程量、室外电缆沟是否直埋、室外的破除工程量等),项管部安排人员现场进行实测实量,这就提高了对造价控制的精度;为了更好的提高工程的质量,项目管理部建议在招标文件内约定对工程主材的推荐品牌,中标施工单位可在推荐品牌中选用,这样一来,对原材料质量的控制起到了较好的作用;在施工阶段,因工程施工涉及到学校各职能部门以及多个院系单位及相关领导,为了提高沟通的效率,多次组织协调会,在会议上形成决策,达成共识,并整理成书面文件签发,如此就大大提高了协调的效率,也加快了工程项目的推进。
    华科大校园建设项目管理部尽心尽力为业主排忧解难,也赢得了学校领导、总务长及基建处业主的肯定,连一向对工作要求严格的基建处李国成处长都不吝赞美之词,说我们华胜项管单位工作认真负责、严谨务实(来自对李国成处长的采访)。
    华科大校园建设项目管理部在王总的带领下,本着以业主需求为导向,践行服务、创新的企业宗旨,从每一件小事做起,不断改善工作方法,帮助业主做规范化、有序化、精细化的工程项目管理,他们的这种工匠精神必定会赢得业主的赞同。当然,在项目部创新工作方法的同时,难免也会给某些单位带来一些麻烦。比如今年对投资加强管理,规范程序,施工总承包单位想拿到工程款需找业主、使用单位、监理单位等多个单位走程序,包括对工程竣工验收相关手续是否办理、维保协议是否签署、卫生清洁是否到位、水电费是否缴纳等均作了要求,这也导致相关程序更加繁琐,但业主的利益却得到了保证。
    在2016年表彰先进暨2017年新春联谊会上,华科大校园建设项目管理部荣获了2016年度“优秀项目部”称号。这也是公司对该项目部工作极大的认可。
    我相信,在华中科技大学各级领导的关注和大力支持下,在公司领导及各个部门的关心和帮助下,在项目部同仁们的共同努力下,华科大校园建设项目管理部必将做得更好,走得更远!